Een externe vergaderlocatie boeken voor je meetings is van meerwaarde. Wanneer je bedrijfspand over een eigen vergaderruimte beschikt, dan ligt het voor de hand om daar te vergaderen. Toch zijn er situaties waarbij extern vergaderen effectiever is.
Inspirerende vergaderlocatie
Een interne vergaderruimte is meestal niet de meest inspirerende ruimte. Dat komt omdat deze vaak functioneel ingericht is. Tegenwoordig heb je echter de meest gave vergaderlocaties. Wat te denken van een vergaderlocatie in een monumentaal herenhuis? Of in een vliegtuig? Of vergaderen tussen de koeien in de wei? Het kan allemaal. Het zijn plekken die inspireren en aanzetten tot ideeën. Afhankelijk van de aard van de vergadering zoek je er een vergaderlocatie bij. Een brainstorm vraagt namelijk om een andere setting dan een MT-meeting.
Effectief
Een ander voordeel om eens buiten de deur je meeting te houden is, dat de tijd effectiever wordt gebruikt. Je weet namelijk dat er kosten zijn verbonden aan de vergaderlocatie. Dan benut je je tijd goed. Je maakt daadwerkelijk plannen en neemt beslissingen. Bovendien zal elke deelnemer zijn best doen om op tijd te komen. Tot slot heb je geen last van stoorzenders op kantoor. Zoals collega’s die binnenkomen lopen met vragen. Of deelnemers die weggeroepen worden omdat er direct een probleem opgelost moet worden.
Waardering
Er zijn nog meer redenen te bedenken. Namelijk de waardering die je geeft aan je medewerkers om buiten kantoor te werken. Want vergaderen is tenslotte werken. Een externe vergaderlocatie betekent meestal genieten van mooie koffietjes, een lekkere lunch en heerlijke hapjes. Vergaderen is wat dat betreft soms net een uitje. Mits je natuurlijk de juiste accommodatie kiest.
Afijn, er zijn natuurlijk ook nadelen te bedenken. Zoals reistijd, kosten en gemak van op kantoor blijven. Per bijeenkomst kun je afwegen of deze nadelen opwegen tegen de vele voordelen van een externe vergaderlocatie.